提出書類を郵送するとき、「添え状は必要なのだろうか」「何を書けば失礼がないのだろうか」と迷う方は多いです。
添え状は、受け取った側が同封物を一目で把握できるようにするためのビジネス文書です。
文章量は多くなくても、形式と要点が整っているだけで、書類の受け渡しがスムーズになり、丁寧な印象にもつながると考えられます。
本記事では、提出書類に添える状況で使いやすい基本構成を整理し、すぐに転用できる例文を複数パターン紹介します。
提出書類の添え状は「同封物の案内」と「用件の要約」を簡潔に書くのが基本です
添え状（送付状）は、履歴書や請求書、契約書などの書類を郵送する際に同封するビジネス文書です。
受け取った側が「何の書類が、どのくらい入っているか」「何の目的で送付されたか」を把握できるようにする目的があるとされています。
そのため、内容は簡潔で問題ありません。
志望動機や自己PRなど、本文が長くなる情報は添え状に書かないことが一般的です。
「挨拶＋用件＋同封書類一覧」を整えるだけで、実務上は十分に機能します。
添え状が重視される理由と、押さえるべき基本構成
添え状はビジネスマナーとして「確認コスト」を下げる役割があります
添え状は、同封物の一覧を示し、送付目的を短く伝えることで、受領側の確認作業を助けるとされています。
とくに採用応募や取引書類では、複数書類が同時に届くこともあります。
その際、添え状があると仕分けや不足確認が容易になり、実務上のメリットが大きいです。
結果として「丁寧に準備されている」印象を与えやすい点も、添え状が重視される理由と考えられます。
基本構成は8〜9項目が目安です
一般的に、添え状には次の項目を記載するとされています。
- 日付（送付日、記入日、または相手に届く日）
- 企業名・部署名・担当者名
- 自分の情報（学校名・氏名・連絡先）
- 件名（例：「応募書類の送付につきまして」など）
- 挨拶（頭語「拝啓」と季節の挨拶）
- 用件（簡潔に。志望動機や自己PRは不要とされます）
- 同封書類の一覧（「記」の下に箇条書き）
- 「以上」で締める
- 結語（「敬具」など）
「何を、何部（何枚）送ったか」が明確になれば、添え状としての役割は果たしやすいです。
挨拶文は定型で問題ないとされています
用件の前に挨拶を入れるのが一般的です。
季節の挨拶を含む定型文として、次のような表現がよく用いられます。
- 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
- 拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
文章の個性よりも、読み手が違和感なく受け取れることが優先されると考えられます。
同封書類は「記」の下に箇条書きで明確にします
同封書類は、「記」を置いたうえで箇条書きにするのが一般的です。
たとえば次のように、書類名と部数（枚数）をそろえると見やすくなります。
- 履歴書 1部
- 職務経歴書 1部
- 返信用封筒 1枚
不足や入れ間違いの防止にもつながるため、実務上の効果が期待できます。
用紙・封筒・手書きの扱いは「読みやすさ」と「丁寧さ」が基準です
用紙はA4コピー用紙が一般的とされます。
記載内容が少ない場合はA5やB5を使うケースもあります。
封筒は角形2号サイズの白色が推奨されることが多いです。
また、営業担当者などが送付する場合、添え状に手書きコメントを添えると丁寧な印象になりやすいとされています。
ただし、採用応募などで形式を重視する場合は、読みやすさを損なわない範囲に留めるのが無難です。
提出書類に使える添え状の例文3選（履歴書・請求書・契約書）
例文1：採用応募（履歴書・職務経歴書）の添え状
応募書類の送付で使いやすい形です。
志望動機や自己PRは書かず、送付の事実と同封物の一覧に絞るのが一般的とされています。
令和〇年〇月〇日 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者さま 〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇 〇〇 〇〇 電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メール：〇〇〇〇@〇〇〇〇 応募書類の送付につきまして 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 このたび、貴社の採用募集を拝見し、応募書類を送付いたします。 ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 記 履歴書 1部 職務経歴書 1部 以上 敬具
「ご査収のほど」は、書類の受領・確認を丁寧に依頼する表現として広く用いられます。
例文2：請求書送付の添え状
取引先へ請求書を郵送する際の例です。
案件名や請求月など、相手が突合しやすい情報を最小限添えると親切です。
令和〇年〇月〇日 株式会社〇〇 経理部 〇〇さん 〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇 株式会社△△ 営業部 〇〇 〇〇 電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メール：〇〇〇〇@〇〇〇〇 請求書送付のご案内 拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の通り請求書を送付いたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます。 記 請求書（令和〇年〇月分） 1部 以上 敬具
必要に応じて、支払期日や振込先は請求書側に記載し、添え状は簡潔にする運用が一般的です。
例文3：契約書（押印済み）返送の添え状
契約書の返送では、「何通のうち何通を返送するか」を明確にすると混乱が減りやすいです。
令和〇年〇月〇日 株式会社〇〇 法務部 〇〇さん 〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇 株式会社△△ 〇〇部 〇〇 〇〇 電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メール：〇〇〇〇@〇〇〇〇 契約書返送の件 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 先日はご契約書をお送りいただき、誠にありがとうございました。 内容を確認のうえ、当社押印済みの契約書を下記の通り返送いたします。 ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。 記 契約書（押印済み） 1通 以上 敬具
「押印済み」「返送」などの状態が分かる語を入れると、受領側の確認が容易になります。
補足文を添える場合の一文例
必須ではありませんが、状況に応じて次のような補足を入れることもあります。
- ギリギリになってしまい申し訳ありません。宜しくお願い申し上げます。
- ご不明な点がございましたらお手数ではございますが上記担当者までご連絡賜りますようお願い申し上げます。
謝罪や依頼を入れる場合も、長文化は避け、一文程度に収めると読みやすいです。
提出書類の添え状は「型」を守れば十分に伝わります
提出書類に添える添え状は、履歴書や請求書、契約書などを送付する際に同封するビジネス文書です。
受け取った側が同封物と目的を一目で把握できるようにする役割があるとされています。
基本構成は、日付・宛先・差出人・件名・挨拶・用件・同封書類一覧・以上・結語の8〜9項目が目安です。
用件は簡潔にし、志望動機や自己PRは書かないのが一般的とされています。
迷ったらテンプレートを使い、同封物の確認までをセットにします
添え状はテンプレートやツールを活用して作成する方法が一般的になっています。
まずは本記事の例文をベースに、宛名・件名・同封書類名と部数だけを正確に差し替えると、短時間でも整った書面になりやすいです。
最後に、添え状に書いた同封書類一覧と、実際に封入した書類が一致しているかを確認してください。
「型どおりに、ミスなく送る」ことが、提出書類では最も安心につながると考えられます。
